En bref : chaque année, le bailleur compare les provisions pour charges versées par le locataire aux charges réellement récupérables. Si le locataire a trop versé, on lui rembourse ; s'il n'a pas assez versé, il paie le complément. Le décompte doit être envoyé un mois avant la régularisation, avec la nature des charges et le mode de répartition, et les justificatifs restent consultables pendant six mois.

Ce qui est récupérable, et ce qui ne l'est pas

La liste est fixée par le décret n° 87-713 du 26 août 1987. On récupère notamment :

  • l'eau froide et chaude, le chauffage collectif et l'électricité des parties communes ;
  • l'entretien des parties communes, de l'ascenseur, des espaces verts, la sortie des poubelles ;
  • la taxe d'enlèvement des ordures ménagères (TEOM) ;
  • les petites réparations des équipements communs.

Restent à la charge du bailleur : les gros travaux, l'assurance de l'immeuble, les honoraires du syndic, la taxe foncière (hors TEOM), les frais de gestion. Une charge non prévue par le décret ne se récupère pas, même si le bail le prévoit.

La méthode en quatre étapes

  1. Rassembler les dépenses de l'année : relevé de charges du syndic, factures d'eau et d'énergie si elles passent par vous, avis de taxe foncière pour la TEOM.
  2. Isoler la part récupérable : la plupart des syndics la distinguent dans le relevé annuel. Sinon, ligne par ligne selon le décret.
  3. Comparer aux provisions : total récupérable moins provisions encaissées sur la période. Si le locataire est arrivé en cours d'année, au prorata des jours d'occupation.
  4. Envoyer le décompte un mois avant de demander le complément, avec la nature des charges et la clé de répartition (tantièmes, surface, nombre de lots).

Exemple

Provisions : 60 € par mois, soit 720 € sur l'année. Charges récupérables constatées : 812 €. Le locataire doit un complément de 92 €. Dans l'autre sens, avec 650 € de charges réelles, vous lui remboursez 70 €. Pensez ensuite à ajuster la provision mensuelle pour l'année suivante, ici environ 68 €, afin d'éviter un nouveau rattrapage.

Modèle de décompte à envoyer

Objet : régularisation des charges locatives, période du [date] au [date], logement situé [adresse]

Madame, Monsieur,

Vous trouverez ci-dessous le décompte des charges récupérables pour la période écoulée.

Charges récupérables : eau [montant] €, chauffage collectif [montant] €, entretien des parties communes [montant] €, TEOM [montant] €. Total : [total] €.
Répartition : [clé, par exemple 85/1000 tantièmes].
Provisions versées : [nombre] mois × [montant] € = [total provisions] €.

Solde en votre [faveur / défaveur] : [montant] €. [Ce montant sera prélevé avec le loyer du (mois) / vous sera remboursé avant le (date).]

Les justificatifs sont à votre disposition pendant six mois à compter de l'envoi de ce décompte.

[Nom, date, signature]

Questions fréquentes

Combien de temps a-t-on pour régulariser ? Trois ans : c'est le délai de prescription des charges. Une régularisation tardive reste possible, mais si elle intervient plus d'un an après l'exercice, le locataire peut demander à payer en douze mensualités.

Peut-on prévoir un forfait de charges ? Oui, en meublé uniquement. Le forfait ne donne lieu à aucune régularisation, dans un sens comme dans l'autre.

Le locataire peut-il exiger les factures ? Oui. Il peut consulter les pièces justificatives, et le bailleur doit les tenir à disposition pendant six mois.

Avec Polyrent, ces calculs et ces courriers se font en un clic depuis la fiche du bail, avec le bon indice et les bonnes dates. Gratuit pour les premiers inscrits.