Polyrent / Outils gratuits pour bailleurs
Régularisation annuelle des charges locatives
Saisissez les provisions versées et les charges réelles par poste : le solde est calculé et le décompte à envoyer au locataire est généré en PDF, avec les mentions de l'article 23 de la loi de 1989.
Comment régulariser les charges
- Additionnez les charges récupérables réelles de la période (relevé de charges du syndic, factures d'eau, taxe d'ordures ménagères).
- Retranchez les provisions versées par le locataire sur la même période.
- Envoyez le décompte par nature de charges ; mettez les justificatifs à disposition pendant un mois.
- Ajustez la provision mensuelle pour l'année suivante.
Ce qui n'est pas récupérable
Honoraires du syndic, travaux de gros entretien ou d'amélioration, taxe foncière, assurance du propriétaire non occupant : ces dépenses restent à la charge du bailleur. En cas de doute, la liste complète figure dans le décret n° 87-713 du 26 août 1987.
Au départ du locataire, voir le calcul du dépôt de garantie, qui tient compte de la provision de charges conservée en copropriété.
Questions fréquentes
À quelle fréquence régulariser les charges ?
Au moins une fois par an. Le bailleur compare les provisions versées aux charges réelles récupérables, puis réclame le solde ou rembourse le trop-perçu (article 23 de la loi du 6 juillet 1989).
Quelles pièces communiquer au locataire ?
Un mois avant la régularisation, le décompte par nature de charges, et en copropriété le mode de répartition entre locataires. Pendant un mois à compter de l'envoi, les pièces justificatives sont tenues à la disposition du locataire.
Quelles charges peut-on récupérer ?
Uniquement celles de la liste du décret n° 87-713 du 26 août 1987 : eau, chauffage collectif, ascenseur, entretien des parties communes, taxe d'enlèvement des ordures ménagères, etc. Les honoraires de syndic, les gros travaux et l'assurance du propriétaire ne sont pas récupérables.
Dans quel délai le bailleur doit-il régulariser ?
L'action en paiement se prescrit par trois ans. Si la régularisation n'a pas eu lieu avant la fin de l'année civile suivant celle de l'exigibilité des charges, le locataire peut demander à payer par fractions mensuelles égales sur douze mois.
Et si les charges sont au forfait ?
Un forfait de charges (réservé au meublé et à la colocation) n'est pas régularisé : il est fixé d'avance et peut être révisé chaque année comme le loyer. Cet outil concerne les provisions.
Que faire si le locataire est parti ?
Une régularisation est possible après son départ. Pour un bail terminé, calculez les charges au prorata de la durée d'occupation et indiquez la période exacte dans le décompte.
Gérez tout ça automatiquement
Sur Polyrent, la quittance est prête dès que le loyer est encaissé, les retards sont relancés et la date de la prochaine révision IRL est calculée pour chaque bail. Gratuit jusqu'à 3 biens.