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Comment faire une quittance de loyer : mentions obligatoires
La réponse en bref
- Le bailleur doit remettre gratuitement une quittance au locataire qui la demande, à condition que le loyer et les charges aient été payés en totalité (article 21 de la loi du 6 juillet 1989).
- Elle indique les noms du bailleur et du locataire, l'adresse du logement, la période, le montant du loyer et celui des charges détaillés séparément, la date de paiement et la signature du bailleur.
- Si le locataire ne paie qu'une partie de la somme due, le bailleur remet un reçu, pas une quittance. Aucun frais ne peut être facturé pour ce document.
Mis à jour le . Ce guide présente les règles générales du droit français de la location d'habitation ; il ne remplace pas un conseil juridique pour un cas particulier.
Quand une quittance est-elle due ?
L'article 21 de la loi du 6 juillet 1989 oblige le bailleur à transmettre gratuitement une quittance au locataire qui en fait la demande. La loi ne prévoit pas d'envoi spontané chaque mois, mais c'est l'usage et la pratique la plus simple : le locataire en a besoin pour ses dossiers (CAF, assurance, nouveau bail).
La quittance atteste que la totalité de ce qui était dû pour la période a été payée. Tant qu'il reste une somme à régler, le bailleur ne remet pas de quittance : il remet un reçu qui constate la somme effectivement versée.
Les mentions à faire figurer
La loi n'impose pas de modèle unique, mais une quittance utile et incontestable contient :
- l'identité du bailleur (nom, adresse, ou dénomination de la société ou de la SCI) et celle du locataire ;
- l'adresse du logement loué ;
- la période concernée (par exemple du 1er au 31 octobre 2026) ;
- le montant du loyer hors charges, puis le montant des charges (provision ou forfait), puis le total ;
- la date et le moyen du paiement (virement, chèque, espèces) ;
- le lieu, la date d'émission et la signature du bailleur ou de son mandataire.
N'incluez pas le dépôt de garantie dans une quittance de loyer : il ne se paie qu'une fois, à la signature du bail, et fait l'objet de sa propre mention dans le contrat.
Quittance, reçu, avis d'échéance : ne pas les confondre
L'avis d'échéance est une demande de paiement envoyée avant la date due : il annonce le montant à régler. Le reçu constate un paiement partiel. La quittance constate un paiement complet. Seule la quittance libère le locataire pour la période concernée.
Quand le locataire paie en deux fois, l'usage est de remettre un reçu pour chaque versement, puis la quittance lorsque le solde est réglé.
Envoi et conservation
Une quittance peut être envoyée par courrier ou par e-mail en PDF. Le bailleur garde un exemplaire dans sa comptabilité. L'action en paiement des loyers se prescrit par trois ans (article 7-1 de la loi de 1989) : conservez les quittances et relevés bancaires au moins ce temps, et davantage pour vos justificatifs fiscaux.
Une quittance émise par erreur (par exemple avant que le chèque ne soit encaissé) engage le bailleur : vérifiez le paiement sur le compte avant de l'émettre.
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- Loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 (Légifrance)
- Service-public.fr : quittance de loyer
Questions fréquentes
La quittance de loyer est-elle obligatoire ?
Elle est obligatoire sur demande du locataire, si le loyer et les charges sont payés en totalité (article 21 de la loi du 6 juillet 1989). Le bailleur ne peut pas la refuser ni la faire payer.
Peut-on envoyer la quittance de loyer par e-mail ?
Oui, un PDF envoyé par e-mail est couramment accepté. En cas de litige, conservez la preuve de l'envoi et un exemplaire daté.
Que faire si le locataire paie seulement une partie du loyer ?
Remettez un reçu pour la somme perçue, sans parler de quittance. Notez le reste dû et relancez le locataire, d'abord à l'amiable.
Faut-il une quittance par mois ou une quittance annuelle ?
Le locataire a droit à une quittance pour chaque période payée. Une quittance annuelle récapitulative peut s'ajouter, mais elle ne remplace pas les quittances mensuelles si le locataire les demande.
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